Créer un site SharePoint (2/2)

Créer un site SharePoint (2/2) – Les livrables de la phase de Conception

Cet article est la suite de notre précédent article Créer son site SharePoint (1/2).

La matrice de cadrage

La matrice de cadrage est un des livrables de la phase de conception. Elle se compose des éléments suivants :

Nom du site

C’est comme choisir le nom d’une marque, un élément d’identification.

  • Conseil : un nom explicite sera plus efficace que vos anagrammes habituels.

Sponsor

C’est le ou la boss, celui ou celle qui, d’une parole claire, supportera votre démarche et qui légitimera le temps passé à découvrir et réaliser.

  • Conseil : démontrez-lui les bénéfices de l’outil et de ses usages.

La, le ou les administrateurs. C’est vous !

Vous devez être capable de mobiliser du temps pour que votre site soit dynamique. Créatif et énergique, il vous faudra toujours ruser pour capitaliser les informations. C’est vous qui donnez le tempo au site.

  • Conseil : Vous êtes un facilitateur mais en aucun cas un éditeur de contenu. C’est aux membres de générer le contenu sauf sur la phase de démarrage.

Les utilisateurs clés

Les utilisateurs clés sont vos relais, ils doivent être représentatifs de la diversité des utilisateurs de votre site (localisation, métier, hiérarchie, etc.). Ils doivent être motivés par le concept et les usages. Ce sont eux qui vous aideront à partager des contenus riches et diversifiés au démarrage.

  • Conseil : Commencez par une équipe resserrée pour le lancement. Demandez-leur de communiquer auprès de leur réseau après le lancement.

Les objectifs business

À l’annonce du lancement de votre site, détaillez les objectifs business, ce doit être le maitre mot. Les utilisateurs ont besoin de sens même dans un outil de partage.

  • Conseil : établissez un objectif mesurable (qualitatif ou quantitatif) afin de pouvoir démontrer l’apport de l’outil.

Les usages attendus

Selon les profils de vos utilisateurs, les usages seront prévisibles. Penser à les référencer et les présenter ici.

  • Conseil : ne soyez pas restrictifs mais assurez-vous que le site se substitue bien aux usages existants.

Les bénéfices attendus

C’est l’ensemble des petites choses qui permettront de remplir l’objectif business.

  • Conseil : parlez de problématiques du quotidien pour que vos utilisateurs se sentent concernés et accordent du crédit à votre site.

Les thématiques de publication

Regroupez les informations par thématiques, puis restreignez-les jusqu’à ce qu’il n’en reste plus qu’une petite dizaine. L’objectif est de préparer un découpage des données pour les associer à des fonctionnalités.

  • Conseil : établissez un tableau des informations et remplissez-le au fur et à mesure de vos réunions avec les utilisateurs clés.

Le périmètre et les droits d’accès

C’est la définition de votre cible. Qui sont les utilisateurs de votre site ? Combien seront-ils ? Qui aura le droit de voir quoi ?

  • Conseil : établissez clairement qui peut être intéressé par quoi. Pour ce faire, réutilisez le tableau des thématiques de publications et par thématiques, ajoutez 2 colonnes : l’une pour la lecture et l’autre pour l’écriture.

Les points de vigilance

Pensez-y mais ne vous bloquez pas ! On a souvent tendance à ne voir que les risques lorsque l’on se lance dans l’inconnu.

Quelles sont les informations hébergées ? Sont-elles sensibles ? Comment les protéger ?

  • Conseil : au besoin, impliquez les personnes de votre entreprise qui ont un rôle de sûreté et/ou de sécurité des données.

Les métriques de succès

Les indicateurs doivent correspondre, d’une part, aux objectifs de votre site, et, d’autre part, aux usages de ce qu’il en sera fait.

  • Conseil : utilisez des indicateurs simples. Pensez à faire des « photos » mensuelles de ces données puis à assurer leur suivi sur l’année pour pouvoir vérifier l’évolution des usages.

Le planning

Fixez-vous un échéancier afin de faire avancer votre projet et de fixer des deadlines à vos partenaires (executive sponsor + utilisateurs clés)

  • Conseil : utilisez un calendrier ou une liste de tâches pour présenter ces données sous forme de timeline.

Le plan éditorial

Le plan éditorial est préparé lors de la phase de conception. Il reprend les publications ou informations qui sont et seront mises dans le site avant et dans les 5 premières semaines qui vont suivre son ouverture.

  1. Identifiez les sujets clés : métier, actualité, groupe, vie communauté
  2. Préparez des contenus variés sur ces sujets clés : Ex : bonnes pratiques, veille, vie sociale
  3. Définissez un contenu « fil rouge » : Ex : projet important de l’année ou l’année prochaine
  4. Préparez du contenu « brise glace » : Ex : vidéos humoristiques sur une thématique proche
  5. Sollicitez les membres : Ex : créer des sondages, poser des questions, proposer des idées
  6. Formalisez le plan d’animation

affafafa

  • Conseil : partagez avec les utilisateurs clés un fichier Excel. Ceci permettra à ces derniers de savoir ce qu’ils ont à faire. Au besoin, utilisez des outils de todo list avec relance pour éviter les oublis.

Jean-Sebastien Tissier

 

 


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