Créer son site SharePoint (1/2)

Sans titre-1 copie

Créer son site SharePoint (1/2)

Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint est une solution Office 365 qui permet de stocker, partager et gérer des informations et documents depuis le cloud. Cette solution se concrétise sous forme d’un site web conçu pour la collaboration professionnelle, qui peut être restreint au périmètre interne de l’organisation ou ouvert à l’extérieur. Nous allons aborder, à travers cet article, la méthodologie à mettre en place afin d’avoir un site SharePoint opérationnel.

Au départ

Le besoin d’échanger, de partager de l’information autour de problématiques métier. A savoir :

  • Comment faire pour…
  • Je dois partager car…
  • Ils devraient me fournir…
  • Etc.

Vérifiez que ces besoins soient communs avec vos collègues et qu’ils soient utiles à tous. Choisissez une équipe d’utilisateurs clés pour préparer la conception du site et proposez-la à votre responsable.

La conception

Avant de commencer, assurez-vous de connaître les possibilités des outils internes, avoir une démo. Faites-vous également présenter des sites similaires réalisés pour d’autres services, projets ou entités. Vous devez bien comprendre la philosophie du produit pour rester dans ce qu’il sait faire. Méfiez-vous des fausses bonnes idées qui conduisent aux « usines à gaz ». Bien garder à l’esprit qu’un site simple est un site efficace.

Organisez une ou plusieurs réunions de conception du site. L’objectif est :

  • De recenser les contenus et les habilitations.
  • De regrouper les contenus par thème.
  • De réduire ces thèmes jusqu’à ce qu’il n’en reste qu’une petite dizaine.

Il est important de ne pas avoir trop de niveaux d’arborescence, pensez que 3 à 4 clics (consultez notre article sur l’ergonomie) pour accéder à l’information est un maximum pour l’utilisateur. Réalisez un fichier Excel d’organisation des droits d’accès au site pour recenser les types de documents ou les informations et leurs droits en lecture et/ou écriture pour les groupes d’utilisateurs pressentis.

Une fois toutes les étapes effectuées, documentez les choix pour votre site puis énumérez les usages attendus et les problématiques que ce site va résoudre. La matrice de cadrage correspond au livrable de cette phase. Elle permettra de résumer et partager l’objectif du site et de s’assurer que toute l’équipe dispose d’un même niveau d’information. Préparez un plan éditorial sur ce qui sera  publié sur le site avant et durant les premières semaines qui vont suivre l’ouverture du site. Le plan éditorial est l’autre livrable de la phase.

La réalisation

Maintenant que vous savez ce que vous avez à réaliser, il ne vous reste plus qu’à savoir comment le réaliser. Tout d’abord, si vous pensez que vous n’êtes pas à l’aise, pensez à vous former à l’outil. Faites-vous aider au départ par un collègue. Au besoin, faites une formation.

Commencez par les droits d’accès : créez les groupes d’autorisations, puis les applications qui seront nécessaires sur le site, paramétrez-les et enfin terminez par la page d’accueil. Cet ordre est préférable car il vous permettra de gagner du temps dans la réalisation du site, vous disposerez ainsi déjà des applications au moment où vous en aurez besoin.

Assurez-vous également de la pérennité des connaissances sur le paramétrage de l’outil en documentant vos actions et réalisations. En fonction de ce qui aura été choisi par l’équipe projet, préparez la maquette du site. Une fois les fonctionnalités majeures réalisées, présentez la maquette (consultez notre article sur les outils de conception) à l’équipe des utilisateurs clés, faites-leur tester. Récupérez leurs impressions au travers d’interviews informelles d’une quinzaine de minutes. Documentez les résultats de ces interviews.

Si plusieurs personnes ont eu des difficultés identiques suite aux retours des interviews sur la maquette, envisagez une réunion avec les utilisateurs clés pour trouver des solutions et résoudre le ou les problèmes. Mettez en œuvre la ou les solutions et relancez une phase de réalisation avec tests et interviews.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de présenter votre maquette aux utilisateurs clés. Puis, avec leur aide, intégrez les contenus selon la planification du plan éditorial. N’oubliez jamais que si votre site est vide, les utilisateurs n’y verront aucun intérêt.

Votre site est stable, c’est le moment de préparer les éventuelles procédures ou aides en ligne sur l’utilisation du site. Vous pouvez réaliser des vidéos d’utilisation sur des cas d’usages précis. Au besoin, faites former vos utilisateurs aux manipulations qu’ils auront à effectuer.

Préparez les communications comme prévu dans le plan de communication.

A J-8  : Suscitez l’envie en communicant soit par mail, soit par d’autres moyens pour informer vos utilisateurs.

A J-1 : Communiquez sur le fait que l’ouverture du site aura lieu le lendemain.

Le lancement

Enfin arrive le jour J, envoyez les communications liées au lancement : celles de l’executive sponsor et la vôtre. Vous pouvez communiquer par email et/ou via le réseau social de votre entreprise.

Assurez-vous que le déroulement prévu au plan éditorial est réalisé par les utilisateurs clés dans les temps et que les contenus sont effectivement présents.

Quelques semaines après le lancement, n’hésitez pas à recueillir l’avis des utilisateurs via un questionnaire. Cela vous permettra le cas échéant d’ajuster quelques fonctionnalités ou documentations pour faciliter la vie de vos utilisateurs. La vie de votre site va commencer !

 

Jean-Sébastien Tissier

 

 


Une réflexion sur “Créer son site SharePoint (1/2)

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

w

Connexion à %s